1. Giấy tờ làm việc năm trước – nên tham khảo nhưng đừng sao chép

Khi bắt đầu được book vào job nào đó và biết được phần hành mình sẽ đảm nhiệm, giấy tờ làm việc của năm trước luôn là tài liệu cần thiết. Những tài liệu đó có hết thủ tục kiểm toán cần làm, những phát hiện của năm ngoái, etc… nên sẽ là hướng dẫn hữu hiệu cho team năm nay.

Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, chỉ dùng để tham khảo và biết thêm thông tin, chứ không nên áp dụng y hệt toàn bộ.

Lý do thứ nhất, trong 1 năm, công ty khách hàng có bao nhiêu hoạt động kinh doanh, nghiệp vụ diễn ra, nên có thể có những sự khác biệt lớn so với năm trước. Do đó, thủ tục kiểm toán có thể được thiết kế và thay đổi cho phù hợp.

Lý do thứ hai, sự cập nhật giấy tờ làm việc từ chính các firms. Tin mình đi, các firms đều rất chăm chỉ cập nhật phần mềm và bản mẫu giấy tờ làm việc lắm. Có những lúc, mình vừa mới quen với phần mềm hay bản mẫu này, vậy mà firm đã kịp chuyển sang dùng cái khác rồi. Lý do thứ ba, sự không chắn chắn về chất lượng của giấy tờ làm việc năm trước. Chẳng ai biết rõ cái này có bị các sếp mắng hay không, chỉ vì thời gian quá gấp nên thôi đành thông qua. Hoặc, đơn giản hơn, số liệu trên giấy tờ làm việc toàn copy và paste, không có link công thức, mò mãi không biết số này rơi từ đâu xuống.  Những lúc như này, cứ học theo năm trước thì đến lúc bị sếp mắng, khóc bù lu bù loa hay sụt sịt thì cũng không được thương tình gì đâu nhé.

2. “No documentation, no work done” – Nguyên tắc cơ bản

Với công nhân kiểm toán, có một nguyên tắc làm giấy tờ làm việc rất đơn giản: “no documentation, no work done”. Nghĩa là, bạn phải ghi lại hết những thủ tục mà mình đã làm. Bạn có thể làm rất nhiều việc, đủ mọi thủ tục, từ check cái A, test cái B, trao đổi với chị C, rồi tranh luận cùng anh D… để đưa ra kết luận “phần này ổn rồi”. Nhưng, nếu bạn không ghi chi tiết những việc đó vào giấy tờ làm việc, đơn giản nghĩa là bạn không làm.

Lý do vì sao ư? Vì giấy tờ làm việc sẽ được review bởi những người khác, nên, nếu bạn không ghi ra, chẳng ai hiểu được vì sao lại có kết luận đó. “Những người khác” ở đây có thể không phải chỉ người trong team bạn đâu nha. Có thể là người trong firm, người ở network firm nước ngoài hoặc cơ quan quản lý, đến review chất lượng file ở firm bạn và chọn đúng job mà bạn làm. Do đó, thời gian để documentation thường chiếm kha khá đấy. Có nhiều sếp đặt yêu cầu rất cao về vấn đề này, nên, đừng nghĩ, chỉ cần khớp số, rồi check số là xong thôi đâu. Mà thực ra, đâu phải chỉ junior mới thường documentation chưa chi tiết đâu. Nhân viên ở cấp bậc cao hơn cũng thường còn như thế nữa là. Đến lúc review, mới ớ người ra, nhìn list review notes mà đắng lòng, “chu choa mạ ơi, thousand of review notes”.

3. Mỗi firm mỗi kiểu: Đừng lầm tưởng giấy tờ nào cũng như nhau

Tuy đa phần thủ tục kiểm toán tương tự nhau, giấy tờ làm việc của từng firm vẫn có những sự khác biệt nhất định. Đó có thể là về template, cách trình bày, cách dùng ký hiệu, cách cross-ref, etc… Do đó, hãy chú ý đến tất cả những chi tiết này. Ở Việt Nam có chương trình kiểm toán mẫu được ban hành bởi VACPA. Các firm local nhỏ thường theo chương trình mẫu này, lấy luôn làm awp. Tuy nhiên, các member firm thì phải theo mẫu awp của network chứ, đâu thể mình Vietnamese firm làm một kiểu được đâu. Nên, nếu bạn muốn thực hành, cứ download và check thử “Chương trình kiểm toán mẫu” của VACPA. Nhưng về sau, khi làm ở firm nào, nhớ phải theo giấy tờ làm việc của firm ấy đấy nhé.