Kiểm kê, đầu tiên phải khẳng định, là trách nhiệm và vì lợi ích của chính doanh nghiệp. Kiểm kê là một thủ tục kiểm soát quan trọng, đặc biệt với doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất. Mục đích là để đối chiếu số liệu thực tế và số ghi nhận trên hệ thống. Chứ, trên hệ thống ghi nhận số A, thực tế lại có B, vậy là không được, phải tìm ngay sự khác biệt ở đâu. Do đó, doanh nghiệp đều cần phải tiến hành kiểm kê thường xuyên, có thể hàng quý, thậm chí hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày.

Với ngành kiểm toán, chứng kiến kiểm kê cũng là một thủ tục quan trọng trong một cuộc kiểm toán. Nó liên quan đến việc xác thực tính hiện hữu, tính chính xác và hợp lý của giá trị hàng tồn kho ghi nhận trên báo cáo tài chính. Không chứng kiến kiểm kê, không kiểm toán nào “dám” đưa ra ý kiến chấp nhận toàn phần. Lưu ý, kiểm toán chỉ “chứng kiến kiểm kê”, còn trách nhiệm chính cho cuộc kiểm kê là ở doanh nghiệp. Công nhân ngành hay gọi tắt “đi kiểm kê” là do thói quen.

Quan trọng là vậy, mỗi tội, các firm kiểm toán lại thường chỉ cử các em junior hoặc intern mới nhú xuống khách hàng “chứng kiến kiểm kê”. Có một vài lý do cho việc này. Đầu tiên, đơn giản là vì, các em junior hay intern đều còn trẻ và khỏe. Do đó, các em ấy sẽ sung sức hơn, đủ để cuốc bộ vài vòng trong kho, lượn quanh nhà máy, đứng vào xe nâng để đếm thùng trên kệ, hay đóng bộ đồ bảo hộ chui vào chuồng đếm bò đếm heo. Team nào làm về nông nghiệp, có khi còn phải leo lên xe tải, hoặc đạp xe đạp, đưa nhau vào nông trường đếm cây cao su, cà phê, hồ tiêu, etc… Thứ hai, vì đều là mới nhú, nên các em thường có xu hướng đếm kỹ hơn, làm cẩn thận hơn, không muốn tạo ấn tượng không tốt với các anh/chị senior hay manager.

Tất nhiên, vẫn sẽ có rủi ro khi chỉ cử các em junior hay intern mới nhú đi chứng kiến kiểm kê. Rủi ro lớn nhất là các em ấy không thể nhận biết được “chất lượng” hàng tồn kho của doanh nghiệp như nào. Ví dụ như, trong danh sách ghi là “bao hạt cà phê”, nhìn thấy chính xác số lượng bao rồi, nhưng bên trong có phải là hạt cà phê hay không thì chưa chắc. Cơ mà, ví dụ này lại liên quan đến gian lận – khi “ai đó” trong doanh nghiệp đã muốn gian lận, họ sẽ tìm đủ mọi cách để qua mặt các “chốt” kiểm soát nội bộ và firm kiểm toán. Mà, trách nhiệm chính của firm kiểm toán có phải là phát hiện gian lận đâu, nhở? Do đó, vẫn có thể “cãi” được.

Thực ra, đi kiểm kê như này, cũng có nhiều kỷ niệm vui. Ai được đi đếm bò đếm heo, đếm bao gạo, đếm lon, đếm thuốc nổ phá đá, đạp xe đạp đếm cây cao su, etc… là những người hiểu rõ nhất cái này. Vừa thơ mộng, vừa có chút phiêu lưu, không thích sao được, các bạn nhỉ? Nói vậy thôi, chứ ở ngay thời điểm ấy, chắc chỉ thấy mệt người. Sau này nghĩ lại, lúc đó mới thấy vui.