Nếu…

… bạn đang cảm thấy bị chìm trong một đống pending tasks dài dằng dặc, một loạt deadlines sắp đến mà chưa biết sẽ hoàn thành ra sao?
… bạn cảm thấy mình không đủ thời gian để hoàn thành công việc, mặc dù ngày nào cũng OT và tối muộn mới về?
… bạn cảm thấy mình mệt mỏi, hết pin, không hiểu sao có người ngoài kia vẫn nhiều năng lượng và luôn năng động thế?

Nếu bạn đang, hoặc đã từng cảm thấy vậy, đây là lúc thích hợp để bạn thử một cách mới trong quản lý và sắp xếp thời gian làm việc. Nếu mọi nguồn lực vẫn y nguyên, trong khi bạn vẫn áp dụng cách cũ, vậy thì làm sao bạn có thể mong kết quả khác được chứ? Lúc này, cần phải dùng cách khác. Đây là điều rút ra từ nhiều nghiên cứu của các nhà khoa học, kinh nghiệm từ các doanh nghiệp lớn, và được giảng dạy trong nhiều chương trình MBA.

********

1. Chia nhỏ một ngày làm việc

Chia một ngày thành nhiều ca làm việc (work session), trong đó, mỗi ca dài 45 phút. Kết thúc một ca, hãy nghỉ ngơi 5 phút. Sau 2 ca, nghỉ ngơi 10 phút. Theo nghiên cứu, não bộ không thể tập trung làm việc với năng suất cao “quá 45 phút” đâu. Do đó, hãy thiết kế từng ca làm việc 45 phút, tương tự thời gian một tiết học ở trường. Sau một quãng 45 phút, cần cho não bộ vài phút nghỉ ngơi. Tốt nhất, nên đứng lên đi lại nhẹ nhàng, như WC, cà phê, lấy nước, hoặc đơn giản là thêm chút fresh air thư giãn.

********

2. Phân chia thời gian từng ca theo mức độ tập trung của não

Trong mỗi ca, dành 10-12 phút đầu để hoàn thành công việc (task) quan trọng. Đây là thời điểm não bộ có mức độ tập trung cao nhất trong một ca. Vì vậy, hãy dành quãng thời gian quý giá này cho công việc quan trọng. Sau đó, mức độ tập trung sẽ giảm dần, dùng cho những việc khác, như brainstorm, trò chuyện, trao đổi, etc.. Gần cuối ca, khoảng 5-10 phút cuối, mức độ tập trung lại được nâng lên. Đây là thời điểm để tổng hợp và đánh giá kết quả công việc vừa hoàn thành.

********

3. Monotasking is always better.

Tại một thời điểm, chỉ tập trung cho 1 task duy nhất (one task at a time). Mọi người thường nghĩ, multi-tasking là một kỹ năng cần có, là chìa khóa để thành công. Tuy nhiên, trong thực tế, multi-tasking không hề mang lại hiệu quả cao như mong muốn. Việc liên tục chuyển qua chuyển lại giữa các tasks sẽ khiến sự tập trung bị gián đoạn, dù chỉ là check email hay tin nhắn. Lúc đó, bạn sẽ mất nhiều thời gian để quay lại với sự tập trung ban đầu. Vì vậy, khi bạn làm gì, hãy tự set deadlines, sau đó tập trung hoàn toàn vào việc ấy.

**************

Như mọi thói quen khác, điều quan trọng nhất khi bạn áp dụng thứ mới là tính kiên nhẫn (patient) và nhất quán (consistency). Cần áp dụng hàng ngày, đúng với những gì đã lên kế hoạch. Có lẽ, bạn đã biết về câu chuyện nổi tiếng giữa (1+1%)^365 và (1-1%)^365. Ở đây cũng vậy thôi. Có thể, khi mới áp dụng, bạn sẽ chưa thấy nhiều khác biệt, đúng như kiểu 101% đơn lẻ thì có gì hơn 100% đâu, chỉ 1% thôi mà. Nhưng, thời gian trôi đi, dần dần bạn sẽ nhận thấy kết quả.